Central de Ajuda — o sistema da sua clínica veterinária
Em uma frase, e depois com calma.
O Vetcarë é o sistema da clínica veterinária: o prontuário de cada pet, as vacinas e retornos com lembrete ao tutor, a agenda, as receitas, atestados e termos assinados em PDF, o balcão e o caixa, o estoque — e, do lado de fora, o site da clínica e o portal do tutor, que também vira app no celular.
Serve à clínica com equipe (plano Clínica) e ao veterinário ou veterinária que atende sozinho, em consultório, a domicílio ou com hora marcada (plano Veterinário(a)). Cada clínica enxerga apenas os próprios dados.
O dinheiro não passa pelo Vetcarë: o Pix do balcão e o link de pagamento saem da conta da própria clínica (Mercado Pago ou Asaas). Os e-mails saem do endereço da clínica, e os arquivos podem ficar no armazenamento dela.
Do cadastro ao primeiro atendimento.
No site do Vetcarë, em «Começar grátis», escolha o caso — «Clínica — R$ 250/mês» ou «Veterinário(a) — R$ 125/mês» —, preencha o nome da clínica, CNPJ ou CPF, estado, cidade, o seu nome e o seu e-mail, e clique em «Criar minha conta». O link para definir a senha chega no e-mail e vale por 7 dias. São 3 meses grátis, sem cartão.
No topo da tela Hoje fica um roteiro de sete passos, que se marcam sozinhos conforme a clínica usa o sistema:
Clicar num passo leva à tela certa. O cartão some quando tudo estiver pronto; «Ocultar» o esconde antes disso.
Para ver a clínica funcionando antes de cadastrar os seus pacientes, use «Carregar exemplos» no cartão de primeiros passos, ou Configurações → 🧪 Ensaio → «Carregar os exemplos». O sistema cria dois tutores e três pets de exemplo — o Thor com a V10 atrasada, a Mia com a antirrábica para vencer, o Bob idoso com alerta de cardiopata —, com consultas, receita e peso no prontuário e três horários na agenda (dois hoje, um amanhã).
Um tour de um minuto mostra onde cada coisa vive. Ele reabre pelo botão «?» no alto da tela.
Um login só, no site da clínica, para a equipe e para os tutores.
No site da clínica, «Entrar» abre «Acesse sua conta — Tutores e equipe — um login só». A equipe entra com o e-mail; o tutor, com o e-mail ou o CPF. O sistema leva cada um para o seu lugar: a equipe para o sistema da clínica, o tutor para o portal.
Na mesma tela, «Esqueci minha senha»: informe o e-mail e chega um link para criar uma senha nova. A resposta é sempre a mesma, exista a conta ou não — ninguém descobre quem é cliente da clínica por ali. Para a equipe, a pessoa com nível Administrador também pode, em Acessos, usar «Senha» ou «Destravar».
O tutor que ativou «Entrar com a digital neste celular» no portal vê, no site da clínica, o botão «Entrar com a digital ou o rosto». A senha não sai do aparelho.
As senhas são guardadas de forma irreversível (ninguém da clínica nem do Vetcarë consegue lê-las). Tentativas erradas seguidas bloqueiam a conta por um tempo crescente. O CPF do tutor é guardado cifrado.
À esquerda: Hoje · Agenda · Pets · Tutores · Vacinas e retornos · Serviços clínicos · Caixa · Balcão (PDV) · Estoque · Relatórios · Site da clínica · Acessos · Configurações. O Balcão e o Estoque são do plano Clínica. O número ao lado de Tutores são conversas não lidas; o de Vacinas e retornos, os atrasados. No alto de cada tela, o «?» abre a ajuda daquela tela, e o botão da IA ensina a perguntar ao ChatGPT, ao Claude ou ao Gemini com o guia do Vetcarë.
É por aqui que o dia começa.
A saudação, os botões «+ Agendar» e «+ Novo pet», e cinco cartões:
Abaixo: a agenda de hoje como linha do tempo, com a marca do «agora» e «Abrir agenda»; os «Pedidos pelo site» esperando confirmação; os «Internados e em tratamento»; o gráfico dos atendimentos dos últimos 30 dias; e as vacinas e retornos dos próximos 7 dias.
O cartão «Satisfação (NPS)» mostra a nota dos últimos 90 dias: a porcentagem de promotores (notas 9 e 10) menos a de detratores (0 a 6) — de −100 a +100 —, quantas respostas, a média e o último comentário. «Ver tudo» abre por profissional, os comentários e o período (30 dias, 90 dias, 12 meses). A pesquisa começa desligada (é e-mail ao tutor): ligue em «Enviar a pesquisa no dia seguinte ao atendimento». Ligada, todo tutor com e-mail cujo horário ficou «Atendido» na agenda recebe no dia seguinte uma pergunta — de 0 a 10, quanto recomendaria a clínica — com os botões das notas e um comentário opcional; no máximo uma pesquisa a cada 30 dias por tutor, e ela fica aberta por 14 dias.
Os horários da clínica, os pedidos do site e o que está previsto.
Abas «Dia» · «Semana» · «Mês» · «Previsões», a navegação ‹ «Hoje» ›, o filtro «Todos os profissionais», «📅 Google» e «+ Agendar».
Os feriados aparecem no dia, na semana e no mês («🎉 Feriado: …»). Os nacionais são calculados sozinhos — inclusive Carnaval, Sexta-feira Santa, Corpus Christi e a Consciência Negra —; os da sua cidade e do seu estado você cadastra em Configurações → «Feriados» (com «repete todo ano» para o aniversário da cidade).
Em «+ Agendar», escolha «Quem vem» buscando o pet ou o tutor — ou, para quem ainda não tem cadastro, escreva «Nome (tutor e pet)» e «Telefone». Depois «Data», «Hora», «Tipo» (Consulta, Retorno, Vacina, Cirurgia, Exame, Banho e tosa, Outro), «Duração», «Profissional» («Qualquer um»), «Local» e «Observação».
Clicar num horário abre a janela «Horário». As situações são: Pedido pelo site, Marcado, Confirmado, Chegou, Atendido, Faltou e Cancelado.
O link abre uma página simples, sem senha, com «Confirmo» e «Preciso cancelar» (com o motivo, se ele quiser). A agenda muda sozinha, o horário mostra «✓ tutor confirmou» ou «✗ tutor cancelou» (na janela, quando e o motivo) e quem ligou os avisos no celular é avisado. O mesmo link vai no lembrete da véspera — com os lembretes por e-mail ligados, todo tutor com horário no dia seguinte recebe um e-mail (e, com o portal instalado, um aviso no celular) — e nos próximos horários do portal. Depois do horário, ou com ele atendido ou cancelado, o link só informa.
O tutor pede horário no site da clínica (telefone, nome do pet, o que precisa, dia e período). O pedido entra na agenda como «Pedido pelo site», em rosa, e aparece na tela Hoje. A recepção liga ou manda WhatsApp, combina e usa «Definir horário».
Na Agenda, «🕘 Atendimento» abre o «Horário de atendimento»: para cada dia da semana, até três intervalos (deixe em branco o dia fechado); a duração de cada horário; quantos atendimentos cabem ao mesmo tempo (dois veterinários = 2); a antecedência mínima e até quantos dias à frente. Marcando «Oferecer os horários livres no site», o pedido do site deixa de ser «dia e período»: o tutor escolhe o dia e a hora entre os livres — sem os já ocupados, os feriados (nacionais e os que a clínica cadastrou) e o que já passou. O horário escolhido entra na agenda naquela hora, como pedido pelo site, já reservado; a recepção confirma (ou, com «Marcar direto», ele já entra marcado). O tutor recebe na hora o link para desistir, e quem ligou os avisos no celular é avisado do pedido.
«📅 Google» abre «A agenda no Google Agenda»: escolha «Toda a clínica» ou «Só os meus horários» e «Copiar» o link. No Google Agenda, Outras agendas → «Do URL», cole e adicione; no iPhone, Ajustes → Calendário → Contas → Adicionar conta → Outra → «Adicionar Calendário Assinado»; no Outlook, «Assinar da Web». A agenda se atualiza sozinha algumas vezes por dia.
A ficha de cada paciente e a linha do tempo que nunca se apaga.
Os cartões do topo filtram: «Pets», «Internados e em tratamento», «Vacina atrasada», «Com alerta clínico». A busca acha por pet, tutor, telefone ou microchip; dá para filtrar por espécie e situação e ver em «▦ Blocos» ou «☰ Tabela». Passar o mouse sobre um pet mostra um resumo: idade, peso, última visita, alertas, próxima vacina e próxima consulta.
Em «+ Novo pet»: nome, espécie (Cão, Gato, Ave, Roedor, Coelho, Réptil, Peixe, Equino, Bovino, Outro), raça, sexo, nascimento (ou «Data de nascimento estimada»), castrado, pelagem, porte, microchip e observações. O tutor se cadastra junto — busque um que já existe ou preencha nome, telefone, e-mail e CPF (opcional, guardado cifrado). Clique em «Cadastrar».
No topo: a foto («📷 Pôr foto»), os tutores (com WhatsApp; «+ tutor» vincula outro; o «×» encerra o vínculo e ele passa a constar como tutor anterior), e os botões «Agendar», «+ Alerta», «Situação» e «Carteira de vacina». As abas: «Linha do tempo», «Peso», «Vacinas», «Documentos», «Serviços e valores» e «Cadastro».
Alergia, condição crônica ou comportamento: o alerta fica fixado em vermelho na ficha (e o tutor vê a alergia no portal) até alguém clicar em «Encerrar». Encerrado, continua no histórico.
Na Linha do tempo, cada tipo tem o seu botão: Consulta, Retorno, Vacina, Vermífugo, Peso, Exame, Receita, Cirurgia, Internação, Procedimento, Observação.
A próxima dose e o retorno previsto alimentam sozinhos as Vacinas e retornos e as previsões da agenda.
No «+ Vacina», o campo «Foto do selo» recebe a foto da etiqueta do frasco (marca, lote, validade) — no celular, abre a câmera ou a galeria. Esqueceu na hora? Na Linha do tempo, o botão «📷 Foto do selo» da dose (ou o 📷 da aba Vacinas) anexa depois. A foto aparece na aba Vacinas, na carteira impressa e no portal do tutor (quando o registro está visível para ele). Ela é um anexo do prontuário: foto errada não se apaga — retire-a na aba Documentos, com o motivo. Retificada a dose, a foto acompanha a versão nova.
Na Linha do tempo, a dose tem o botão «⚠ Reação adversa». O formulário já vem ligado àquela dose (vacina, marca, lote e data aparecem no topo) e pede a gravidade (leve, moderada, grave) e os sinais; o início, a conduta, o desfecho e a notificação ao fabricante ou ao MAPA são opcionais. Marcado «Criar alerta de alergia no pet», o alerta aparece em todo formulário do pet — antes da próxima dose. A reação é prontuário: não se apaga, retifica-se; não vai ao portal sem você marcar.
Em Estoque → Vacinas, a tabela por marca ganha a coluna «Reações» (pela data da dose), há a lista «Reações adversas» do período, e o Rastreio de lote marca os pets que reagiram àquele lote — se várias reações se concentram num lote, é hora de avisar o laboratório.
Em Vacinas e retornos → «Protocolos de vacina» fica a tabela da clínica, por espécie e tipo de vacina: doses da série do filhote (até 1 ano), doses do adulto sem histórico, intervalo entre as doses, idade mínima da última dose do filhote e o reforço. A clínica começa com um modelo comum no Brasil (V8/V10 em 3 doses a cada 21 dias, a última com 16 semanas ou mais; reforço anual) — confira com a bula de cada vacina e com o responsável técnico e ajuste. Quem pode configurar a clínica edita, desliga e cria protocolos; os outros só consultam.
«Situação» muda entre Ativo, Em tratamento, Internado e Óbito, com motivo — a mudança entra na linha do tempo. O óbito pede a data, não se desfaz pela tela, e depois dele a ficha só aceita observações e exames/laudos.
A aba Peso mostra o gráfico de evolução e a variação desde a pesagem anterior («+ Pesar»). A aba Vacinas lista as doses e as próximas, com «Imprimir carteira».
No plano Clínica, com vacinas cadastradas no Estoque, o formulário de «+ Vacina» mostra «Vacina do estoque»: escolha a vacina e o sistema preenche o tipo (V10, antirrábica…), a marca, o laboratório, o lote e a validade, e dá baixa de uma dose do lote que vence primeiro (ou do lote escolhido em «Lote»). Lote vencido não se aplica; sem saldo, o sistema pergunta antes (a vacina chegou e a nota não foi lançada). «Outra (digitar)» volta aos campos de sempre. O custo da dose fica no livro do estoque, ligado ao registro — o tutor não vê.
A vacina e a aplicação se cobram separadas. «Cobrar a vacina» põe a dose a cobrar na conta do tutor com o preço da vacina no estoque; a aplicação é o serviço da tabela, em «Cobrar por este atendimento». Marque só a vacina, só a aplicação ou as duas. Ao receber no balcão, a dose entra na venda sem sair do estoque de novo (já saiu na aplicação).
O quadro dos internados: os horários de medicação de cada um, quem deu e quando, e a evolução de cada turno.
A tela Internação (plano Clínica) mostra um cartão por pet internado: o leito, o dia da internação, o responsável, cada prescrição com os horários do dia e a última evolução.
As setas no alto do quadro mostram os dias anteriores. Em Detalhes está a internação inteira, com 🖨 Imprimir a ficha de internação (prescrições, checagens e evoluções).
Receitas, atestados e termos assinados em PDF, com QR de verificação.
Em Configurações → Documentos e assinatura → «A minha assinatura», cada veterinário cadastra o CRMV e a UF, o nome no papel, a imagem da assinatura e, se quiser, o carimbo (o fundo branco some sozinho). Em «O papel da clínica»: logotipo, cidade, cor e rodapé. Sem CRMV e UF nada é emitido.
Na ficha do pet, aba Documentos, «+ Emitir documento» e escolha o modelo:
Preencha os campos (nas receitas, os medicamentos com quantidade e posologia, e «+ medicamento»), escolha «mostrar no portal do tutor» e «avisar o tutor por e-mail», e clique em «Emitir e abrir o PDF».
O PDF sai com a assinatura e o carimbo do veterinário, o logotipo da clínica e um código com QR de verificação: quem lê o QR confere, no site, que o documento é autêntico e está válido. Depois de emitido, o documento fica congelado.
O Vetcarë não emite receita de controle especial: desde 2026 ela só vale no documento oficial de cada caso.
Na receita (aqui ou na linha do tempo), cada medicamento tem o campo «Nº notificação SIPEAGRO»: anote o número da notificação emitida no SIPEAGRO e anexe o PDF dela em Exames e anexos. Na dúvida, confira com o CRMV do seu estado.
Em Configurações → Documentos e assinatura → «Modelos de documento», cada modelo pode ser editado («Editar»), com marcadores entre {chaves} para os dados do pet e do tutor; dá para criar outros («+ Novo modelo»), dizer se vão ao portal e se pedem a concordância do tutor, e voltar ao texto padrão.
Na mesma aba, «Exames e anexos»: escolha o arquivo (PDF, JPG, PNG ou WebP, até 20 MB), diga o que é, se «o tutor vê», e clique em «Anexar». O arquivo fica no armazenamento da clínica, se conectado (Configurações → E-mail, pagamento e arquivos → Arquivos), ou no próprio sistema. «Mostrar ao tutor» e «Ocultar do tutor» mudam a visibilidade. Anexo não se apaga: «Retirar» pede motivo e o registro da retirada fica.
Quem precisa voltar — os atrasados primeiro.
Abas «Vacinas e vermífugos» e «Retornos»; escolha até quantos dias à frente ver (7 a 90 — os atrasados sempre aparecem). Os grupos: «Atrasados», «Nos próximos 7 dias» e os seguintes. Cada linha tem «WhatsApp» (a mensagem pronta para o tutor) e «Agendar».
Ninguém dá baixa à mão: aplicada a dose (ou feito o retorno), o pet sai da lista sozinho.
No bloco «Lembretes por e-mail», ligue o envio e escolha avisar no dia ou alguns dias antes. Todo dia o sistema manda os lembretes sozinho — um e-mail por tutor, com todos os pets dele — e, se a data passou sem a dose, mais uma vez depois. Ligado, vai também o lembrete da véspera de cada horário da agenda, com o link de confirmar ou cancelar. «Enviar agora» manda já os pendentes. Os e-mails saem do e-mail da clínica («De qual e-mail saem?»); o tutor com o portal instalado e os avisos ligados recebe também no celular.
«Imprimir lista» imprime a lista para a recepção ligar.
Quem cuida de cada pet, e a conversa com a clínica.
A lista busca por tutor, telefone, e-mail ou nome do pet. «+ Novo tutor»: nome, telefones, e-mail (para o portal e os lembretes), CPF (cifrado) e endereço. Na ficha do tutor: «+ Pet deste tutor», «Editar», «Acesso ao portal» e «Conversa».
«Acesso ao portal» gera um link de uso único, válido por 7 dias, para o tutor criar a senha dele — a clínica nunca vê a senha. Envie com «Enviar pelo WhatsApp», «Enviar para [e-mail]» ou «Copiar link». A situação de cada tutor (com senha, link enviado, link vencido, sem acesso) fica em Acessos → «Tutores no portal».
O tutor escreve pelo portal; a equipe vê em «Conversas» (o número no menu são as não lidas) e responde com «Enviar». O tutor recebe aviso no celular, e a equipe vê «✓✓ lida» quando ele leu.
Quem quer saber de um serviço e ainda não é cliente — do primeiro contato ao agendamento.
A tela Interessados guarda quem perguntou por banho e tosa, castração, vacina, check-up… e ainda não marcou. Só dados de contato: nome, celular (WhatsApp), e-mail, o melhor horário, o bairro, o pet e o que procura — CPF e endereço ficam para quando a pessoa vira tutor.
As colunas são as etapas: Novo → Em contato → Orçamento → Agendado. Toque no cartão para abrir a ficha:
Abriu horário de banho, começou a campanha de vacina? Em 📣 Campanhas →
«+ Nova campanha», escolha o serviço (e, se quiser, a espécie) e ajuste a mensagem —
{nome} vira o primeiro nome da pessoa, {pet} o nome do pet e
{clinica} o nome da clínica. O sistema lista quem pediu aquele serviço e ainda está em
aberto (marque «Incluir quem não fechou» para chamar os perdidos também).
O plano da própria clínica: o tutor paga por mês e os serviços incluídos não se cobram na hora.
No menu Planos de saúde → «+ Plano» (quem configura a clínica): o nome, a mensalidade, para quem (cães, gatos ou os dois), a carência (dias até o plano valer), o desconto nos outros serviços e o que está incluído — cada item é um serviço da tabela (ou uma vacina do estoque) com a quantidade por mês ou por ano (em branco: à vontade). O mês e o ano contam a partir da adesão de cada pet. Mudar o plano vale para quem aderir depois; quem já está nele segue com o valor do dia. «Fora de venda» tira o plano das opções sem mexer em quem já está nele.
Na ficha do pet, «🩺 Plano de saúde»: escolha o plano e o dia do vencimento. Quem paga é o tutor principal. A primeira mensalidade vence no dia; as próximas, no dia escolhido de cada mês. Com o plano, a ficha mostra o nome dele e a situação: Em dia, Em carência ou Em atraso.
Com o pagamento online conectado (Configurações → Pagamento), a fatura de cada mês sai sozinha 5 dias antes do vencimento — Pix, boleto ou cartão, como o provedor oferecer —, vai por e-mail e pelo celular e aparece no portal do tutor. Paga, a baixa é automática e ela entra no caixa como uma venda. O e-mail diz o plano, o pet, o mês e o vencimento. Na janela do pet no plano dá para abrir o link (🔗), mandar pelo WhatsApp (💬), gerar a fatura de novo (⟳) ou «Receber» no balcão (dinheiro, maquininha, Pix fora do sistema). Sem provedor, a recepção recebe sempre pelo balcão.
A tela mostra os pets no plano, quanto o plano traz por mês, o recebido no mês, quem está em atraso e o vencido em aberto. «Cancelar o plano» pede o motivo e cancela as mensalidades em aberto.
O que o tutor vê — e o app no celular.
O tutor entra pelo site da clínica («Entrar», com e-mail ou CPF e a senha que ele criou pelo link). No portal, ele vê o «Mural da clínica» e, para cada pet:
O tutor pode trocar a foto do pet e corrigir porte, castração, pelagem, nascimento e microchip («Editar dados»); espécie, raça e o prontuário são da clínica. Os próximos horários e a faixa de alergia aparecem no topo de cada pet. «Falar com a clínica» abre a conversa; o WhatsApp da clínica também fica à mão.
No cartão «O portal no seu celular»:
O portal funciona também sem conexão para o que já foi aberto, e se atualiza sozinho.
O que foi feito no pet, o que o tutor deve e a tabela de preços.
Em Serviços clínicos → «Tabela de preços»: «+ Serviço» com nome, preço e «Acompanha o atendimento» (o tipo de registro em que o prontuário sugere esse serviço — por exemplo, a consulta na Consulta). Tabela vazia? «Usar a tabela sugerida» traz 14 serviços comuns para você ajustar os valores.
Ao registrar um atendimento com o bloco «Cobrar por este atendimento», o serviço fica a cobrar do tutor, com o preço do dia congelado. Também dá para lançar na ficha do pet, aba «Serviços e valores» → «+ Lançar serviço». Cada item fica A cobrar, Pago, Cortesia ou Cancelado; «Dar como cortesia» e «Cancelar (lançado por engano)» pedem motivo. Em «+ Lançar serviço», «Quem fez» diz o profissional (vem com quem está lançando) — é o que conta para a comissão. No atendimento registrado, quem fez é quem registrou; na alta da internação, as diárias são do responsável.
Em Serviços clínicos → «A cobrar» há um cartão por tutor, com:
A aba «Histórico» mostra, por período, o recebido, o a cobrar e as cortesias, os serviços que mais renderam e o total por profissional.
Vender produtos, cobrar serviços e fechar a gaveta.
Em Caixa, «Abrir o caixa» com o troco inicial. Aberto, ele mostra o vendido, o dinheiro na gaveta, produtos e serviços clínicos, as últimas vendas e o total por forma de pagamento. «+ Suprimento» e «− Sangria» pedem valor e motivo.
«Fechar o caixa»: conte só o dinheiro da gaveta e informe em «Dinheiro contado» — Pix e cartão não entram na contagem. A tela diz se confere ou quanto falta/sobra (com diferença, a observação é obrigatória) e imprime a folha de fechamento, com as linhas de quem fechou e quem conferiu. Os caixas fechados ficam na lista, com a diferença de cada um.
Em Balcão (PDV) → «Vender»: busque o produto ou passe o leitor de código de barras (o Enter adiciona). Em «Cliente», busque o tutor: aparecem o histórico, «Para qual pet?», o que ele costuma levar e os serviços a cobrar, com «Pôr no cupom». As promoções entram sozinhas. Escolha o pagamento, o desconto e, em dinheiro, o valor recebido (a tela calcula o troco), e «Finalizar venda» (F9). Sem cliente, a venda fica como balcão.
Com o pagamento online conectado, ao escolher Pix aparecem «Mostrar o QR do Pix aqui» e «Já pagou (maquininha / chave da clínica)». Com o QR, o tutor paga no app do banco e a venda fecha sozinha quando o banco confirma — mesmo que a tela tenha sido fechada. O estoque só baixa nessa hora. «Cancelar este Pix» desiste; o Pix esquecido cai sozinho no dia seguinte.
Plano Clínica, para quem tem permissão de estoque.
Abas «Produtos» · «Entradas (NF)» · «Promoções» · «Relatório».
«+ Novo produto»: categoria, código de barras, unidade, estoque inicial e mínimo, custo e margem (markup %) — o preço sai calculado, com a opção de arredondar para ,90 ou definir o preço à mão. «Controla estoque» (desmarque para serviço) e «Vende no balcão» (desmarque para o que só se usa dentro da clínica). «Novo kit» monta um produto com vários. A ficha do produto mostra quem comprou e o livro do estoque.
Vacinas e lotes. Na categoria Vacina, informe o tipo de vacina (V10, antirrábica… — junta as marcas equivalentes e é o nome que o tutor e o lembrete veem) e o laboratório. A vacina já vem com «Controla lote e validade» (também serve para medicamento): toda entrada pede o lote e a validade, lote vencido não entra, e as saídas tiram do lote que vence primeiro. A aba «Lotes» da ficha mostra o saldo, a validade (em vermelho o vencido, em âmbar o que vence em 30 dias) e o custo de cada lote; no «Ajuste» de perda, escolha de qual lote saiu.
«+ Lançar nota» ou «Importar XML da NF-e»: fornecedor, número, itens, e frete, seguro/IPI/ST e desconto da nota, que se distribuem no custo de cada item. A caixa com 12 vira unidades. «Lançar nota e atualizar preços» dá entrada e recalcula os preços pela margem.
O item que controla lote pede lote e validade logo abaixo da linha («+ outro lote» quando vieram dois lotes no mesmo item, cada um com a sua quantidade). O XML da NF-e de medicamento e vacina já traz os lotes, e preenche sozinho.
A aba «💉 Vacinas» junta o que as vacinas aplicadas pelo prontuário deixaram gravado (só contam as escolhidas do estoque). No período escolhido: as doses, o custo delas (o do lote), o cobrado pela vacina e pela aplicação — separados —, por tipo (as marcas equivalentes juntas) e por marca, com o preço médio e a margem da vacina (sobre as doses cobradas). O gráfico de cada marca mostra, nos últimos 12 meses, o custo de cada compra e o preço de cada dose cobrada: dá para ver na hora se o fornecedor subiu. Em «Atenção»: lote vencido com saldo, lote vencendo em 60 dias e vacina abaixo do mínimo.
Rastreio de lote: o laboratório recolheu um lote? Digite o número e veja quem recebeu cada dose, com o tutor, o telefone e o «WhatsApp» com a mensagem pronta — e as vendas daquele lote no balcão.
No cadastro do produto, «Controle especial (lista)» marca a lista da substância (A1 a C5, Portaria MAPA 837/2025); o produto passa a pedir lote. Com algum controlado cadastrado, aparece a aba «🔐 Controlados»: por produto, o saldo do início do período, cada entrada (nota, fornecedor, CNPJ, lote e validade) e cada saída (aplicação, venda, perda, uso na clínica — com o motivo), e o saldo do fim, com «Imprimir». É para conferência: o MAPA ainda não publicou como reconhecer um sistema informatizado de escrituração; o livro oficial continua com os termos de abertura e encerramento assinados pelo responsável técnico, e o relatório de movimentação vai nos modelos da portaria — copie os números daqui. Use «Ajuste» → «Usado na clínica» para registrar o uso em procedimento, dizendo o pet no motivo.
«+ Nova promoção»: desconto, combo ou ativada por um serviço ou item, com início e fim. Ficam No ar, Agendada, Pausada ou Encerrada («Pausar», «Reativar»), e o balcão aplica sozinho.
O Pix com QR no balcão e o link de pagamento para o tutor — na conta da clínica.
É opcional. Em Configurações → E-mail, pagamento e arquivos → «Pagamento online», conecte a conta da clínica no Mercado Pago ou no Asaas (o guia passo a passo, com as telas, abre pelo link no próprio cartão) e clique em «Testar conexão». O dinheiro cai direto na conta da clínica; o Vetcarë só pede a cobrança e confere o pagamento.
Em tela, em planilha e impressos.
Escolha o relatório — «Atendimentos», «Vacinação», «Financeiro», «Produtos e estoque», «Clientes» ou «Comissões» — e o período (7 dias, 30 dias, este mês, mês passado, 90 dias, este ano, ou de/até). «⬇ Planilha» baixa para o Excel; «🖨 Imprimir» imprime. Financeiro, Produtos, Clientes e Comissões pedem permissão de estoque; Produtos e Comissões são do plano Clínica. Com o modo de ensaio ligado, os números incluem os exemplos, e a tela avisa.
Por profissional: quantos serviços fez no período, o valor lançado, o recebido, a comissão (sobre o recebido) e a prevista (sobre o que ainda está a cobrar). Abra o nome de cada um para ver serviço por serviço, com o percentual usado. Cortesia e cancelado não contam; o desconto dado ao receber a venda inteira não entra na conta.
Os percentuais ficam em «⚙ Percentuais» (quem configura a clínica): o padrão de cada profissional vale para todo serviço clínico e, se quiser, um percentual por tipo de atendimento vale no lugar dele (cirurgia 30%, consulta 10%…). A dose de vacina do estoque cobrada à parte só entra com o percentual de «Produtos», e o serviço coberto pelo plano de saúde, com o de «Uso do plano de saúde» — vale o valor do serviço na tabela, como já recebido (a clínica recebe pela mensalidade); ele aparece na coluna «Pelo plano». Os serviços lançados antes da comissão existir se ligam ao profissional pelo nome.
Já no ar desde o cadastro, com o pedido de horário e a entrada do portal.
Em Site da clínica fica o endereço do site — que é também a porta de entrada da equipe e dos tutores — e as abas:
No site, o tutor vê a clínica, os serviços, o mural e o contato, «Pedir horário» (o pedido cai na agenda) e «Entrar». O logotipo do site é o mesmo do papel dos documentos.
Quem da equipe entra, e o que cada um pode.
«+ Novo acesso»: nome, e-mail (o login), senha inicial (mínimo 8) e o nível:
| Nível | O que pode |
|---|---|
| Administrador | Tudo, inclusive a equipe e as configurações. |
| Gerente | Atende, vende, cuida do estoque (com custo e lucro) e da equipe; não mexe nas configurações. |
| Recepção / atendimento | Agenda, tutores, pets, prontuário e balcão; não vê estoque, custo nem lucro. |
| Financeiro | Relatórios, custo e lucro; não atende nem vende. |
| Somente consulta | Vê tudo e não muda nada. |
Na aba «Colaboradores»: trocar o nível (a pessoa é desconectada), «Destravar», «Senha», e no «⋯» corrigir o nome, trocar o e-mail, ver os aparelhos conectados, bloquear o celular e desativar o acesso. Na aba «Tutores no portal»: quem já tem senha, quem tem link enviado ou vencido, com «Enviar link», «Reenviar link» e «Revogar».
No plano Veterinário(a) há um acesso; no plano Clínica, quantos a equipe precisar.
O plano, os documentos, as contas da clínica e a cópia de segurança.
Quem vem do EasyVet pode usar os dois sistemas em paralelo: o EasyVet continua sendo o oficial, e o que for lançado nele vem para o Vetcarë quando você sincronizar — nada roda sozinho e nada volta para o EasyVet.
Quanto custa, o que muda entre os planos, e o teste grátis.
| Veterinário(a) | Clínica | |
|---|---|---|
| Preço | R$ 125/mês | R$ 250/mês |
| Acessos da equipe | 1 | sem limite |
| Prontuário, vacinas, agenda, documentos, portal do tutor | sim | sim |
| Balcão, estoque, notas e promoções | não | sim |
| Site com mural e pedido de horário | sim | sim |
| Endereço, mapa, horários e fotos no site | não | sim |
| Galeria de exposição | + R$ 50/mês | + R$ 50/mês |
Teste grátis: 3 meses, sem cartão. Em Configurações → «Plano» dá para mudar de plano (vale a partir da próxima mensalidade), ligar a Galeria e ver a mensalidade: quantos dias de teste restam, se está em dia, e pagar com Pix, boleto ou cartão («Pagar com cartão (renova sozinho)»). Cada mês tem o recibo.
As perguntas do dia a dia da clínica, com o caminho exato na tela.
Não se apaga: o prontuário só cresce. No registro, clique em «Retificar», corrija e informe o «Motivo da retificação». A versão nova fica valendo e a original fica guardada em «versões anteriores». Ver Pets e prontuário.
Falta o CRMV e a UF de quem está emitindo. Cadastre em Configurações → Documentos e assinatura → «A minha assinatura», com a imagem da assinatura. Pet em óbito também não emite receita. Ver Documentos.
Todo documento sai com um código e um QR de verificação. Quem lê o QR (a farmácia, a companhia aérea) abre a página de verificação, que mostra se o documento é autêntico e se está válido ou foi cancelado.
Na aba Documentos da ficha, «Cancelar» e informe o motivo; depois emita o certo. O cancelado sai do portal do tutor e o QR dele passa a mostrar CANCELADO.
Sim, por e-mail, se os «Lembretes por e-mail» estiverem ligados em Vacinas e retornos e o tutor tiver e-mail no cadastro — e no celular, se ele instalou o portal e ligou os avisos. Os e-mails saem do e-mail da clínica conectado em Configurações. Para quem não tem e-mail, use o botão «WhatsApp» de cada linha. Ver Vacinas e retornos.
Registrando a dose na ficha (+ Vacina): ele sai da lista sozinho. Se a vacina foi aplicada em outro lugar, registre do mesmo jeito, com a data em que foi aplicada.
Na ficha do tutor, «Acesso ao portal» → «Enviar pelo WhatsApp» (ou e-mail). Ele cria a senha pelo link (vale 7 dias, uma vez) e depois entra pelo site da clínica, em «Entrar», com e-mail ou CPF. Se esqueceu a senha, «Esqueci minha senha» na mesma tela. Ver Portal do tutor.
Ele só vê o que a clínica libera. No registro, marque «O tutor pode ver este registro no portal» (vacina, vermífugo, peso e receita já vêm marcados). Documentos aparecem quando emitidos com «mostrar no portal do tutor»; anexos, com «Mostrar ao tutor».
Ele aparece na tela Hoje e na Agenda como «Pedido pelo site». Combine com o tutor (o telefone abre o WhatsApp), abra o pedido e use «Definir horário» — ou «Confirmar como está», se o dia e o período servem.
Não. Quando o banco confirma, o servidor fecha a venda sozinho e baixa o estoque, com a tela aberta ou não. Confira em Balcão → «Vendas». Ver Balcão.
O serviço fica a cobrar na conta dele (Serviços clínicos → «A cobrar», e na ficha do pet → «Serviços e valores»). Quando ele pagar, «Receber R$…»; para cobrar à distância, «Link de pagamento» ou «Lembrar» pelo WhatsApp. Ver Serviços clínicos.
No fechamento só se conta o dinheiro da gaveta — Pix e cartão ficam de fora. Confira as sangrias e suprimentos do dia e as vendas em dinheiro; se a diferença for real, escreva a observação (é obrigatória) e feche. A folha impressa leva a diferença.
Na ficha do produto, «Ajuste» → «Contei a prateleira (inventário)» e informe a quantidade real. Perda, validade vencida ou uso na própria clínica têm a opção própria. O livro do estoque guarda o motivo.
Sim. Na Agenda, «📅 Google» → escolha «Toda a clínica» ou «Só os meus horários» → «Copiar», e cole em Google Agenda → Outras agendas → «Do URL». A agenda se atualiza sozinha. Ver Agenda.
Use o modo de ensaio: Configurações → 🧪 Ensaio → «Carregar os exemplos». Os exemplos aparecem com moldura vermelha e saem todos com «Encerrar o ensaio». Ver Primeiros passos.
Dá. Em Configurações → «Importar do EasyVet», escolha a pasta do backup do EasyVet e, quando quiser atualizar, clique em «Sincronizar agora». O que é novo entra, nada duplica, e a correção feita no EasyVet vira retificação no prontuário. Ver Configurações.
R$ 250/mês no plano Clínica e R$ 125/mês no plano Veterinário(a), com 3 meses grátis, sem cartão. A Galeria é um adicional de R$ 50/mês. Ver Planos e assinatura.
No cadastro, no campo «Código do representante (opcional)». Quem já tem conta e não informou o código pode pedir ao suporte (Novidades → Sugerir melhoria).